L’industria del business travel in Italia muove numeri significativi; secondo gli Osservatori Business Travel e Travel Innovation del Politecnico Milano, nel 2023 la spesa delle imprese italiane nel segmento ha superato i 21 miliardi di euro,  sorpassando i livelli pre-pandemia.

Lo scenario attuale e futuribile del business travel in Italia si compone di fattori interconnessi – tecnologie emergenti, rivoluzione culturale del lavoro, nuova definizione di mobilità, incidenza della componente sostenibilità – che definiranno il modo in cui aziende e dipendenti si sposteranno e lavoreranno nei prossimi anni. Il Gruppo Gattinoni ha sondato necessità, visioni, opportunità e difficoltà dei protagonisti che devono confrontarsi e adeguarsi alle sfidanti evoluzioni del settore.

È in atto una profonda trasformazione. Il lavoro non si svolge più solo nella sede dell’azienda, si ridefiniscono spazi e tempi che si riflettono in una variata mobilità, quella quotidiana e nelle mappe dei viaggi aziendali. Dallo smart working ai meeting on line, gli spostamenti per i viaggi d’affari implicano maggiore consapevolezza; di fronte a ciò come si adatteranno Travel Manager e agenti di viaggio? Obiettivo della ricerca è far emergere i nuovi trend, comprenderne gli sviluppi potenziali e trovare soluzioni proattive per le sfide che emergeranno.

La ricerca  “Business Travel 2030. Sfide, opportunità e la trasformazione della gestione dei viaggi d’affari” è stata realizzata da Travel for business nell’autunno 2023, coinvolgendo una community di professionisti fortemente rappresentativa del settore. Sono state analizzate le diverse dimensioni aziendali, dalle piccole medie imprese alle grandi organizzazioni italiane, per comporre un quadro il più possibile completo di opinioni e prospettive negli ambiti che la ricerca ha esplorato: tecnologia, benessere e produttività, sicurezza, sostenibilità e responsabilità ambientale, mobilità.

Rosemarie Caglia, CEO Travel for business, dichiara: “I Travel Manager stanno affrontando sfide in rapida evoluzione con uno spirito flessibile e strategico, cercando di plasmare il futuro dei viaggi aziendali in sintonia con le onde del cambiamento. Dai dati emerge chiaramente che l’intelligenza artificiale sarà un elemento cruciale nella gestione dei futuri travel program. Ma c’è una certezza che brilla come il sole: il Metaverso non sostituisce, almeno per ora, il calore e la ricchezza degli incontri faccia a faccia. Anche sul tema delle priorità, i Travel Manager hanno le idee chiare: non si tratta di viaggiare meno, ma di viaggiare in modo più efficace e sostenibile. Mettendo al primo posto il ritorno sugli investimenti e la flessibilità, stanno plasmando un approccio strategico che rende ogni viaggio un investimento mirato e sicuro per il successo a lungo termine dell’azienda.

La chiave del successo? La formazione. Le continue innovazioni nel settore dei viaggi richiedono una formazione costante da parte di tutti gli attori del settore per mantenere non solo aggiornate le competenze ma per incrementare quelle conoscenze che aiuteranno a superare le sfide del futuro.”.

 Elena Carlino Direttrice Commerciale Gattinoni Business Travel, afferma: L’analisi dell’andamento dei business travel rivela una ripresa graduale ma costante del comparto, trainata dall’adozione diffusa di soluzioni ibride e digitali. Questo equilibrio, tra necessità di viaggio e nuove modalità operative, promuove una trasformazione duratura nel settore, con un’attenzione crescente verso la declinazione della flessibilità lavorativa, nelle sue innovative formule. In questo scenario il ruolo delle agenzie come la nostra sarà sempre più quello di consulenza e supporto per offrire soluzioni tailor made e in grado di rispondere a tutte le esigenze del cliente. La personalizzazione si sviluppa in più ambiti, dalla classica consulenza di gestione della trasferta allo sviluppo e all’implementazione di soluzioni tecnologiche “su misura”, perché ogni azienda è diversa dalle altre, anche grazie alle evoluzioni del settore che vanno sempre più verso lo studio dell’applicazione dell’Intelligenza Artificiale alle trasferte. Un altro ambito in cui stiamo investendo molto è la sostenibilità per andare incontro alle nuove richieste delle aziende sempre più attente al tema e pronte ad adottare politiche green.”

TECNOLOGIA PROTAGONISTA
Un’ampia area della ricerca è stata dedicata all’osservazione delle nuove tecnologie emergenti nel settore dei viaggi d’affari, al relativo impatto sulla industry e al ruolo dei Travel Manager.

È emerso che il futuro del travel management sarà plasmato dall’intelligenza artificiale. Il 37% degli intervistati prevede che i tool basati sull’IA forniranno nuove prospettive, quali analisi avanzate, previsioni accurate e ottimizzazione dei costi, e, grazie a questi strumenti, i Travel Manager svilupperanno le proprie competenze, ottimizzando il vantaggio di tali tecnologie. L’IA offrirà, inoltre, l’opportunità di acquisire maggiori consapevolezze in merito a strategie di viaggio e allocazione dei budget. Il 79% prevede che entro il 2030 le grandi aziende faranno un più ampio utilizzo dell’intelligenza artificiale e degli assistenti virtuali per la gestione dei viaggi.

Il bacino di intervistati si aspetta varie innovazioni entro il 2030. Lutilizzo di blockchain, per garantire la tracciabilità̀ e la sicurezza delle transazioni e dei dati relativi ai viaggi, riducendo i rischi di frodi e manipolazioni, è risultato rilevante ottenendo l’82% di approvazione. Il 77% si è detto interessato alla creazione di ecosistemi di viaggio interconnessi in cui le diverse fasi del viaggio (trasporto, alloggio, ristorazione, attività̀) sono integrate e personalizzate, per offrire un’esperienza olistica. Il 57% del campione prevede l’imminente integrazione di dispositivi indossabili e tecnologie biometriche per semplificare il check-in, il controllo dei documenti e la sicurezza durante i viaggi, integrazione che mira a rendere l’intero processo di viaggio più fluido e sicuro.

Il 57% proietta il focus sul Metaverso a dopo il 2030: un dato che potrebbe, inizialmente, apparire in contrasto con la visione di una tecnologia che si annida in modo rapido nei diversi contesti e con la volontà di introdurre in modo massiccio il lavoro da remoto. Tuttavia, contestualizzando il dato in un’analisi più ampia, da cui emerge la netta ripresa dei viaggi aziendali e la consapevolezza dell’incontrarsi dal vivo, è assolutamente coerente che l’utilizzo frequente del “Metaverso” per la gestione degli incontri di business non sia un criterio di scelta prioritario per i Travel Manager.

SICUREZZA, LA GRANDE SFIDA
Con l’evoluzione della tecnologia, l’integrazione della realtà aumentata, della realtà virtuale e dell’automazione, sta cambiando radicalmente il modo in cui i viaggiatori d’affari individuano e prenotano i propri viaggi. Per il 53% degli intervistati l’entusiasmo per l’innovazione tecnologica si accompagna alla preoccupazione per la protezione dei dati sensibili. Per il 48% di loro, privacy e gestione dei dati sono viste con reticenza dai viaggiatori aziendali, che chiederanno sempre più trasparenza.

L’84% dei Travel Manager prevede di affrontare la sicurezza, collaborando con fornitori specializzati per ottenere informazioni sulle minacce globali. Un’ampia percentuale (81%) si concentrerà sulla promozione della formazione sulla sicurezza, organizzando sessioni per i dipendenti sui protocolli di sicurezza durante i viaggi aziendali; allo stesso modo, utilizzerà dati e analisi per valutare rischi e adottare misure preventive. Il 71% implementerà politiche aziendali rigorose, incluse scelte di alloggio sicure e protocolli di gestione delle crisi.

DAGLI ANALITYCS AL BENESSERE
Secondo il 43% la scommessa principale per le aziende sarà l’adattamento a smart working, workation, bleisure e alle richieste di servizi più personalizzati e flessibili per ottimizzare i viaggi di lavoro. Non solo, per il 71% degli intervistati, incoraggiare lavoro da remoto con strumenti digitali rappresenta un’opzione percorribile, anche in ottica di sostenibilità.

I Travel Manager coinvolti nella ricerca non incoraggiano a viaggiare meno, ma a farlo in un’ottica più responsabile.  Si imporrà un cambio di paradigma, con un approccio maggiormente umanistico e olistico. Salute, benessere psicofisico, sociale e relazionale dei dipendenti si ripercuote sulla produttività aziendale, come è stato dimostrato anche dal fenomeno delle “grandi dimissioni”. Per il 49% degli intervistati, i viaggiatori d’affari stanno sviluppando una visione più integrata del benessere aziendale e personale durante i loro spostamenti. Questa prospettiva abbraccia servizi di assistenza personalizzati e programmi che puntano a migliorare la salute psicofisica. Le aziende, infatti, sono sempre più inclini a esplorare dati avanzati, non solo per gestire fluttuazioni di costi, anche per anticipare le esigenze e preferenze del proprio personale viaggiante. Il 50% degli intervistati si aspetta che le policy aziendali porranno sempre più enfasi sul benessere complessivo dei viaggiatori d’affari, inteso come benessere psicofisico.

Il benessere dei dipendenti-viaggiatori rappresenta, dunque, un imperativo aziendale, specialmente alla luce del fenomeno noto come la “great resignation” che ha evidenziato la necessità di creare un ambiente lavorativo che risponda alle esigenze e al benessere dei dipendenti, inclusi coloro che viaggiano per motivi aziendali. Per raggiungere questo obiettivo in modo efficace ed economicamente sostenibile, è necessario adottare un approccio multifunzionale, eliminando le barriere comunicative tipiche delle strutture aziendali tradizionali e facendo dialogare tutti i ruoli interessati dal processo. Il coinvolgimento di diverse parti interessate e la collaborazione tra vari dipartimenti aziendali è cruciale: il 40% dei Travel Manager riconosce questa necessità e dichiara che si impegnerà a collaborare con altri dipartimenti per sviluppare una cultura del benessere nei viaggi d’affari.

NUOVI PARADIGMI DEL LAVORO E SOSTENIBILITÀ
A fronte di un 19% di imprese – fra quelle intervistate – che ancora non hanno adottato alcuna misura specifica per rendere i viaggi d’affari più sostenibili, i Travel Manager attualmente propendono nella selezione di fornitori che agiscono in modo sostenibile (20%) e introducono meccanismi di compensazione a fronte del carbonio emesso nei viaggi aziendali (17%). Guardando al futuro, l’87% dei Travel Manager riconosce l’importanza di negoziare con i fornitori per assicurare opzioni di qualità e convenienti in linea con i principi sostenibili; l’82% vuole prenotare servizi di viaggio più ecologici.

Il 49% degli intervistati ritiene sarebbe utile integrare gli indicatori di sostenibilità nelle ipotesi di viaggio, per favorire la consapevolezza del personale viaggiante sul proprio impatto e favorire la scelta delle opzioni più sostenibili. Il 39% ritiene che sarebbe necessario garantire la conformità alle politiche e agli standard di sostenibilità aziendali in ogni organizzazione e prenotazione di viaggi. La sostenibilità non è solo ambientale ed economica ma anche sociale; il 43% degli intervistati sostiene che occorre adattarsi ai nuovi modelli di lavoro e alla richiesta di flessibilità da parte dei viaggiatori.

LA MOBILITÀ PIU RIVOLUZIONARIA: DOPO IL 2030
I mezzi della mobilità sono naturalmente connessi al tema della sostenibilità. Il 48% dei Travel Manager ritiene che dovrà tenere conto delle tecnologie emergenti della mobilità che potrebbero essere introdotte sul mercato, valutando le conseguenti implicazioni operative, finanziarie e di sostenibilità per la propria azienda e i viaggiatori aziendali.

Gli intervistati dividono il panorama in due fasi temporali. Nei prossimi anni daranno priorità a mezzi di trasporto a emissioni zero (veicoli elettrici o a idrogeno) e si aspettano di essere chiamati a collaborare con piattaforme che integrano tutti i servizi di mobilità, per viaggi intermodali. La grande sfida di fatto arriverà dopo il 2030 con l’esplorazione di nuove forme di mobilità, tra le quali veicoli aerei a decollo e atterraggio verticale (VTOL), e sistemi come Hyperloop (91%), oppure mezzi di trasporto a guida automatizzata per ottimizzare l’utilizzo delle risorse e ridurre gli impatti ambientali (80%). Potrebbero, infine, emergere altri attori e opzioni di mobilità ancora più innovative, tra cui i roboshuttle (minibus autonomi condivisi da quattro a otto posti) o gli aerotaxi urbani.

FORMAZIONE, IL MUST
Il contesto socio-economico nazionale nel quale operano i Travel Manager appare estremamente frenetico, e richiede grande capacità di adattamento: il 56% degli intervistati ha individuato come essenziale la necessità di investire nella formazione e nell’addestramento del personale e il ruolo cruciale che giocherà la formazione nei prossimi anni è principalmente legato a due ambiti: tecnologia e sicurezza.